Registre de stérilisation, cabinets dentaires
Un geste par jour à la paillasse, et le jour de l’inspection votre dossier complet sort en dix minutes : cycles, tests Helix, bordereaux DASRI, contrôle de qualité radiologique et dispositifs médicaux sur mesure.
1 min 40 de geste quotidien à la fermeture du cabinet
10 min pour produire le dossier d’inspection complet
5 ans d’enregistrements horodatés conservés
CYC 2026-0417 / scellé 19:12
Fin de journée, salle de stérilisation : la bande sort, elle est photographiée, elle est scellée. Le reste est déjà fait.
Constat de terrain
Vous appliquez le protocole. Le bac à ultrasons tourne, les instruments sont conditionnés en sachets à soudure, l’autoclave de classe B fait son test Helix chaque matin et vous gardez les bandes. Le problème n’est pas votre pratique : il est dans la capacité à démontrer cette pratique, un mardi de mars, devant un inspecteur qui vous demande le cycle du 14 novembre précédent.
Une visite de conformité ou une plainte après une infection ne se joue pas sur des affirmations. Elle se joue sur des pièces datées, cohérentes entre elles, retrouvables en séance. Or ces pièces vivent dans cinq endroits différents et personne, dans le cabinet, n’a la charge officielle de les rassembler.
La demande est rarement globale. Elle est précise, datée, et elle porte sur une période courte. Trois formulations reviennent :
Chacune de ces trois questions se répond en moins d’une minute quand le registre est tenu, et en une demi journée quand il ne l’est pas.
Une non conformité constatée sur la traçabilité entraîne un rapport, un délai de mise en conformité, une contre visite, et parfois une restriction d’activité le temps des travaux ou des achats demandés. Le préjudice n’est pas une amende : c’est un agenda bloqué, une équipe inquiète et un dossier qui reste ouvert pendant des mois.
Méthode
Steriane ne demande pas de changer votre protocole d’asepsie. Il demande quatre gestes, courts, tenus par l’assistante dentaire qualifiée et validés par le praticien. Tout le reste est produit par le logiciel.
À la fermeture, l’assistante cadre le ticket de fin de cycle et le résultat du test Helix ou du test de Bowie Dick. Le logiciel lit le numéro de cycle, la date et l’heure, puis scelle l’image par une empreinte numérique horodatée.
Pour une avulsion, un acte implantaire ou un traitement endodontique, un scan du sachet au fauteuil relie le lot d’instruments au patient, à l’acte et au praticien. Trois secondes, et le mode hors ligne assure la saisie même sans réseau en salle de soins.
Le calendrier de conformité réclame la pièce périodique à son échéance : bordereau de suivi de déchets, rapport de contrôle de qualité radiologique, maintenance d’autoclave, analyse d’eau des units. Vous photographiez, la ligne passe au vert.
Un bouton, une période ou un patient, et vous obtenez un fichier unique : sommaire, enregistrements de cycles, tests, pièces du carnet sanitaire, non conformités et actions correctives signées. Rien à agrafer, rien à photocopier.
Zone de conditionnement
LOT 2026-C118 / 3 sachets
Conditionnement en sachets à soudure, rangés sur la tranche : le lot existe déjà, il ne lui manque qu’un identifiant lisible.
La chaîne de stérilisation d’un cabinet libéral est courte et bien connue : pré désinfection, nettoyage aux ultrasons, rinçage, séchage, contrôle visuel, conditionnement en sachet, cycle de stérilisation, contrôle de l’indicateur de passage, stockage à l’abri. Le point faible n’est pas le geste, il est l’écriture du geste.
Steriane s’installe exactement là où l’écriture manque. Le lot est identifié au moment de la soudure du sachet, la charge est rattachée à son cycle, le cycle est rattaché à son enregistrement scellé et à son test du jour. Vous obtenez une continuité que personne ne peut interrompre après coup, et qui se lit de haut en bas comme un procès verbal.
Identifiants employés dans le registre : CYC 2026-0417 LOT 2026-C118 BSD 2026-041 CQR 2026-02
Contenu du registre
Huit entrées, numérotées comme les lignes d’un carnet sanitaire. Chacune correspond à une pièce que l’on vous demandera un jour, et à un écran que vous pouvez voir en démonstration.
La photographie de la bande de cycle et celle du test Helix ou de Bowie Dick sont déposées en un seul écran. Le numéro de cycle, la date et l’heure sont lus automatiquement, puis l’empreinte numérique et l’horodatage rendent toute retouche détectable.
Chaque pièce périodique possède une échéance, un responsable désigné et une pastille d’état. Tant que la pièce manque, la relance revient, au responsable puis au praticien titulaire, sans que personne n’ait à y penser.
Déchets d’activités de soins à risque infectieux et bordereaux de suivi, maintenances de l’autoclave, du compresseur et de l’aspiration, analyse d’eau des units, document unique d’évaluation des risques professionnels : tout est logé au même endroit.
Le rétroalvéolaire, le panoramique et le cône beam suivent leurs propres échéances de contrôle interne et externe. Les rapports de l’organisme agréé sont archivés avec leur date, leurs réserves et la levée de ces réserves.
Pour les seuls actes que vous déclarez à risque, le scan du sachet relie le lot au patient, à l’acte et au praticien. Le mode hors ligne enregistre la lecture même sans réseau et la synchronise dès le retour de la connexion.
La fiche de traçabilité prévue par le règlement européen 2017/745 est générée pour chaque prothèse ou gouttière, remise au patient et archivée avec le fournisseur, le numéro de lot et les matériaux déclarés.
Un cycle interrompu, un indicateur de passage qui n’a pas viré, un sachet dont la soudure a lâché : la non conformité est enregistrée, l’action corrective décrite, le responsable nommé et la clôture signée avec sa date.
Un seul bouton produit un fichier unique, par période ou par patient, avec sommaire paginé, pièces jointes numérotées, liste des non conformités et journal des accès. Il s’imprime, il s’envoie, il se remet en séance.
Résultats mesurés
Les bénéfices d’un registre tenu ne se voient pas le premier jour. Ils se voient au bout du premier trimestre, puis à la première demande extérieure.
La reconstitution d’un dossier sur trois mois ne mobilise plus une soirée entière de l’assistante. L’export est déjà classé, daté et paginé.
Le calendrier montre les journées validées, les journées ouvertes et les cycles sans test associé. Un manque se voit en trois secondes, pas six mois plus tard.
Du bordereau de suivi de déchets au document unique, chaque pièce a une échéance et un responsable. Plus personne ne découvre une échéance dépassée dans un tiroir.
Un patient, une date, un numéro de lot : la recherche renvoie le cycle, le test du jour, le praticien et l’acte. La réponse à une question de l’Ordre tient en un écran.
La remplaçante d’un jour, l’apprentie en formation d’assistante dentaire et le praticien associé suivent la même ligne de registre, avec les mêmes intitulés.
Registres ouverts
Nous ne publions pas de note ni d’étoiles. Nous publions ce que des confrères, une assistante et une avocate en responsabilité médicale nous ont autorisés à citer.
Indicateur de passage viré
La preuve commence ici : une soudure régulière, un indicateur qui a viré, un lot identifié.
En janvier, un cabinet de trois fauteuils du Maine et Loire reçoit une annonce de visite de conformité avec un préavis de quinze jours. L’équipe tenait le registre depuis quatorze mois. Le jour de la visite, la demande porte sur six semaines de cycles, sur deux actes chirurgicaux nommément désignés et sur la gestion des déchets.
Le dossier a été édité devant l’inspecteur, en dix minutes, sur l’ordinateur de la salle de stérilisation : 214 cycles scellés, 41 tests Helix, deux non conformités déclarées avec leur action corrective signée, huit bordereaux de suivi de déchets et le dernier rapport de contrôle de qualité radiologique. Les deux actes chirurgicaux ont été retrouvés par leur lot en moins d’une minute.
Le rapport de visite a relevé une observation, sur l’affichage des procédures en salle, levée en huit jours. Aucune réserve sur la traçabilité.
Je tenais mes bandes depuis vingt ans, sans jamais savoir si je serais capable de les relire. La vraie différence, ce n’est pas le confort : c’est que j’ai enfin une réponse datée à donner quand on m’interroge sur un acte précis.
Le soir, je photographie la bande et le test, et c’est fini. Avant, je notais sur un cahier, je collais les tickets le samedi, et je savais très bien qu’il manquait des journées. Maintenant les journées ouvertes sont affichées, et je les ferme.
En orthodontie, ce sont les dispositifs sur mesure qui m’inquiétaient. La fiche est générée, remise au patient et archivée avec le lot du laboratoire. Le jour où un fournisseur a rappelé une série, j’ai sorti la liste des patients en une recherche.
Dans un contentieux lié à une infection, la question posée au praticien est toujours la même : que pouvez-vous produire, et à quelle date cela a-t-il été écrit ? Un enregistrement horodaté et scellé au jour le jour change complètement la position de défense.
Abonnement
Pas de facturation à l’acte, pas de coût par cycle enregistré. Un abonnement mensuel, sans engagement de durée, résiliable à la fin du mois en cours. La reprise de votre classeur existant est comprise dans les trois formules.
Le cabinet libéral d’un à deux fauteuils, avec une assistante dentaire qualifiée et un seul autoclave.
49 euros HT
par mois
Le cabinet de trois à cinq fauteuils, plusieurs praticiens associés, un ou deux autoclaves et un panoramique.
79 euros HT
par mois
Le centre de santé dentaire, le cabinet de groupe au delà de cinq fauteuils et les structures multisites.
149 euros HT
par mois
Prix hors taxes, par cabinet et par mois. La souscription se fait après un échange et la signature du contrat de sous traitance des données de santé : aucun paiement n’est demandé sur ce site. La reprise d’antériorité, les mises à jour du logiciel et l’assistance par courrier électronique sont incluses dans les trois formules.
Questions reçues
Ces huit questions sont celles que des praticiens et des assistantes nous posent le plus souvent, sur les forums professionnels comme en démonstration.
Ce qui a de la valeur devant un inspecteur de l’agence régionale de santé ou devant le conseil départemental de l’Ordre, c’est un enregistrement complet, daté, non modifiable après coup et cohérent avec vos procédures écrites. Steriane conserve la photographie d’origine du ticket, calcule son empreinte numérique au moment du dépôt, l’horodate et journalise toute consultation. Vous montrez la pièce, son empreinte et la chaîne d’enregistrements qui l’entoure. Le logiciel ne prétend pas se substituer à votre organisation, il en fournit la preuve.
Non, et c’est précisément le piège des outils conçus pour l’hôpital. Steriane sépare deux niveaux. La traçabilité de charge, obligatoire au quotidien, relie chaque cycle à son enregistrement et à son test de la journée. La traçabilité descendante, qui relie un lot d’instruments à un patient, à un acte et à un praticien, est réservée aux actes que vous désignez comme à risque, en général la chirurgie, l’implantologie et les actes endodontiques. Le scan du sachet au fauteuil prend environ trois secondes.
La journée reste ouverte et apparaît en ambre dans le calendrier de conformité. Une relance part le lendemain matin vers le responsable désigné pour la stérilisation. Vous pouvez rattraper la journée en photographiant le ticket plus tard, la date de prise de vue reste visible à côté de la date du cycle lue sur la bande, sans aucune possibilité d’antidater. Un trou assumé et documenté vaut toujours mieux qu’un registre reconstitué, et c’est ce que Steriane vous permet de montrer.
Le registre numérique devient votre référence de travail et votre source d’export. Nous vous recommandons néanmoins de conserver les bandes thermiques d’origine dans une pochette datée par trimestre, rangée à l’abri de la lumière, tant que votre organisation interne le prévoit. L’encre thermique s’efface, la photographie scellée ne bouge plus. Le jour de la visite, vous présentez le dossier numérique et vous gardez le papier en réserve.
La reprise d’antériorité est comprise dans les trois formules, jusqu’à douze mois. Vous photographiez vos anciennes pièces par lots, le logiciel les classe par mois et par type, et signale clairement qu’il s’agit d’un versement rétroactif avec sa date réelle de dépôt. Aucun enregistrement ancien n’est présenté comme un enregistrement du jour. Comptez environ deux heures de travail pour une année complète de classeur, réparties sur plusieurs soirs.
La lecture automatique du numéro de cycle, de la date et de l’heure fonctionne sur les bandes thermiques des autoclaves de classe B les plus répandus en cabinet dentaire, ainsi que sur les étiquettes autocollantes des imprimantes de traçabilité. Quand le format est inhabituel ou la bande trop pâle, les trois champs restent saisissables à la main en quelques secondes, et la photographie est scellée de la même façon. Nous ajoutons les nouveaux formats de bande sur signalement, sans supplément.
Les enregistrements sont hébergés en France chez un hébergeur agréé pour les données de santé, chiffrés au repos et en transit. Le cabinet reste responsable de traitement, MLJ intervient comme sous traitant au sens du règlement général sur la protection des données, avec un contrat de sous traitance signé à la souscription. Chaque accès est journalisé. Aucun conseiller de Steriane ne consulte vos pièces sans une demande écrite de votre part, tracée dans le journal des accès.
Pour chaque prothèse, gouttière ou dispositif orthodontique, Steriane génère la fiche de traçabilité prévue par le règlement européen 2017/745, avec le fabricant, le numéro de lot, les matériaux déclarés et la date de pose. La fiche est remise au patient en fin de séance, par impression ou par envoi, et une copie reste attachée au dossier du cabinet. Vous retrouvez en une recherche tous les patients concernés par un même lot de fournisseur.
Registre éditorial
Le magazine de Steriane, écrit pour les chirurgiens dentistes libéraux et les assistantes dentaires qualifiées qui tiennent seuls la chaîne de stérilisation et le carnet sanitaire de leur cabinet. Neuf feuillets qui expliquent, pièce par pièce et échéance par échéance, comment constituer une preuve opposable de ce qui a été fait.
01 guide pratique
La marche à suivre pour rassembler douze mois de cycles, de tests quotidiens et de pièces périodiques en un dossier cohérent.
02 reglementation
Où s’arrête la recommandation, où commence l’obligation, et ce que les textes laissent réellement à votre organisation.
03 erreurs a eviter
Les sept défauts qui privent un classeur de tickets de sa valeur probante, et le geste qui corrige chacun d’eux.
Ouverture de registre
Dites-nous combien de fauteuils, combien d’autoclaves, et si une visite est annoncée. Nous vous montrons le logiciel sur vos propres pièces, en partage d’écran, pendant trente minutes. Il n’y a rien à installer pour cet échange.
